Gestione documentale: come funzionano i software dedicati

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La gestione documentale è un’attività che riguarda da vicino tantissime diverse realtà, dalle aziende private fino agli enti pubblici, e la tecnologia ha modificato in modo davvero importante il modo di archiviare i documenti.

La gestione documentale del passato

Alcuni decenni addietro, quando si parlava di gestione documentale si faceva riferimento esclusivamente alla gestione di archivi cartacei.
Per conservare in modo ordinato ed efficiente dei documenti era infatti necessario raccoglierli in dei faldoni e riporli su degli scaffali, seguendo ovviamente un ordine rigoroso, ad esempio optando per una collocazione in ordine alfabetico.
In caso di archivi particolarmente grandi, ovviamente, la loro gestione tendeva a rivelarsi piuttosto complessa, senza trascurare il fatto che essi richiedevano degli spazi molto importanti.
Da questo punto di vista, come si stava accennando, i progressi della tecnologia si sono rivelati più che utili.

La nascita della gestione documentale informatizzata

La gestione di un archivio documentale guarda qui oggi può  essere completamente informatizzata: annullando qualsiasi tipo di ingombro e soprattutto rendendo estremamente più efficienti i processi di gestione dell’archivio, oggi è possibile utilizzare degli strumenti informatici che vanno di fatto a sostituirsi agli ingombranti ed inefficienti archivi cartacei.
Utilizzando un PC o anche dei dispositivi Mobile, oggi è possibile visualizzare con un semplice click il documento di interesse, anche laddove sia necessario recuperarlo da un archivio contenente migliaia e migliaia di documenti.

La semplice archiviazione dei file

La gestione di un archivio documentale di tipo informatizzato si è concretizzata anzitutto tramite l’archiviazione digitale tradizionalmente intesa: gli archivi cartacei si sono realizzati infatti nelle memorie interne dei PC, oppure in dispositivi di archiviazione esterna.
Strutturare un archivio in questo modo è sinonimo di grande efficienza, non c’è dubbio, ma ovviamente le aziende e gli enti che gestiscono in questo modo dei documenti devono preoccuparsi anche della relativa sicurezza.
Un file infatti può essere copiato con estrema facilità, di conseguenza è molto importante che i dati siano ben protetti e che restino del tutto inaccessibili alle persone non autorizzate.

I moderni software cloud

Un progresso ulteriore nella gestione informatizzata dei documenti è stato l’utilizzo delle cosiddette piattaforme cloud, le quali si rivelano particolarmente adatte per archivi particolarmente corposi.
I software cloud hanno rappresentato un’innovazione davvero molto preziosa per chiunque abbia la necessità; di gestire un archivio: grazie a queste piattaforme infatti i documenti vengono archiviati in degli spazi esterni messi a disposizione direttamente dal fornitore del servizio, questo significa che l’azienda o l’ente che gestisce il suo archivio in questa modalità non deve preoccuparsi neppure di procurarsi lo spazio informatico necessario all’immagazzinamento dei file.
Oltre a questo importante vantaggio, va sottolineato anche che i software cloud dedicati all’archiviazione documentale rendono ancor più efficiente la gestione dei documenti, e consentono di eseguire su di essi una ricca gamma di operazioni.
Utilizzano questi software, infatti, i documenti possono essere modificati, cancellati oppure abbinati tra loro, solo per fare alcuni esempi.
I migliori software cloud, ovviamente, sono in grado di offrire le migliori garanzia anche dal punto di vista della sicurezza, scongiurando l’eventualità che i documenti archiviati possano essere visualizzati da persone non autorizzate.